ÇAĞRI MERKEZİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ
Veri sorumlusu: Doktorum Ol Bilgi ve Teknoloji Hizmetleri Limited Şirketi MERSİS: 0309075357800001 Adres: Küçükbakkalköy Mahallesi, Selvili Sokak No:4 İç Kapı No:20 Ataşehir/İstanbul E-posta: info@doktorumol.com.tr · KEP: doktorumol@hs01.kep.tr
1. Kapsam ve veri kategorileri
Telefon, çağrı merkezi ve ilgili destek kanallarında görüşmenin konusuna göre ad/soyad, telefon, görüşme tarihi, saati ve süresi, arama/yönlendirme sonucu, randevu ve uzman tercihi, destek/şikâyet talebi ile yazılı iletişim kayıtları işlenebilir. Kişinin psikolojik veya sağlık durumunu açığa çıkaran açıklamalar ayrı bir özel nitelikli kişisel veri kategorisi oluşturabilir.
Şirketimiz telefon görüşmelerini ses dosyası olarak kaydetmemektedir. Arama numarası, süre, tarih ve yönlendirme bilgisi gibi çağrı trafik kayıtları, ses kaydından farklıdır. Bu şirket beyanı, üçüncü taraf FreePBX/Asterisk veya diğer sağlayıcı altyapısında kesinlikle hiçbir ses dosyası bulunmadığının teknik kanıtı değildir; sağlayıcıların kendi saklama uygulamaları ayrıca incelenir.
2. Amaçlar ve hukuki sebepler
Kullanıcının talep ettiği randevu/yönlendirme, hesap veya destek hizmetinin yerine getirilmesi için gerekli genel iletişim ve işlem kayıtları KVKK m.5/2-c kapsamında işlenebilir. Belirli bir başvuru veya uyuşmazlıkta bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu kayıtlar m.5/2-e kapsamında ele alınabilir. Somut kanuni bir yükümlülüğün yerine getirilmesinde zorunlu kişisel veriler için m.5/2-ç uygulanabilir. Yalnız hizmet kalitesi veya ileride doğabilecek belirsiz şikâyet ihtimali bütün konuşma içeriğinin saklanmasını haklı kılmaz.
Genel çağrı yönlendirmesi için ayrıntılı sağlık veya psikolojik durum açıklaması alınması amaçlanmamaktadır. Buna rağmen sağlık niteliğinde bilgi paylaşılması veya geçmişte böyle bir içeriğin kaydedilmiş olması hâlinde, genel kişisel verilere ilişkin m.5 şartları tek başına yeterli değildir; ayrıca KVKK m.6 kapsamında somut bir işleme şartı bulunmalıdır. Bu yöndeki eski kayıtların güncel saklama amacı ve şartları faaliyet/kayıt grubu bazında incelenmektedir; geçmişe yönelik toplu açık rıza yaratılmaz.
3. Yapay zekâ görüşmeleri ve geçmiş dökümler
Yapay zekâ destekli yeni telefon görüşmesi özelliği şu anda kapalıdır. Geçmişte gerçekleştirilen işlemlerin teknik ve iletişim metadatası ile sistem tarafından oluşturulmuş yazılı görüşme dökümleri bulunabilir. Yazılı dökümler ses dosyası değildir. Bir yapay zekâ görüşmesi sırasında sesin geçici olarak işlenmesi, her zaman kalıcı ses dosyası oluşturulduğu anlamına gelmez; üçüncü tarafların teknik koşulları ayrıca incelenir.
Geçmiş dökümlerin sağlık verisi içerip içermediği ve bugün ne ölçüde saklanmasının gerekli olduğu ayrı değerlendirilir. İlgisiz kullanıcı ve tarayıcı rollerinin serbest döküm/hata metni erişimi sınırlandırılmıştır. Bu teknik sınırlama, geçmiş her kaydın hukuki saklama şartının karşılandığı iddiası değildir. Somut bir hakka ilişkin zorunluluk kanıtlanmadıkça m.6/3-d bütün geçmiş sağlık dökümlerine otomatik uygulanmaz.
4. Toplama yöntemi ve alıcı grupları
Veriler çağrı, iletişim ve yönlendirme sistemleri üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Gerekli ölçüde yetkili operasyon personeli ve ilgili uzmanlar; çağrı/iletişim hizmet sağlayıcıları (Verimor ve kullanılan santral altyapısı), barındırma/veritabanı sağlayıcıları (Supabase ve fiilen kullanılan hizmetler) ile kanunen yetkili merciler alıcı olabilir. Yapay zekâ servisi yeniden etkinleştirilirse gerekli işleme ve aktarım şartlarının önceden sağlanması gerekir; şu anda yeni AI araması başlatıldığı iddia edilmez.
5. Yurt dışına aktarım
Bazı veri tabanı, barındırma ve geçmiş yapay zekâ işleme faaliyetleri yurt dışı aktarım içerebilir. Fiilî alıcı/ülke ve uygun güvenceler faaliyet bazında doğrulanmaktadır. Yurt dışına aktarımda KVKK m.9 şartları ayrıca karşılanmalıdır. Bu metin, eksik aktarım güvencesinin bulunduğu veya standart sözleşmelerin imzalandığı iddiası değildir.
6. Saklama ve imha
Çağrı trafik ve destek kayıtlarında iletişim/talep sürecinin kapanması, teknik arıza kayıtlarında olayın çözülmesi, belirli hak taleplerinde yalnız zorunlu kapsamın korunması farklı sona erme kriterleridir. Eski yazılı dökümlerin sağlık içeriği ve güncel saklama gerekliliği ayrı incelenmektedir; hiçbir gruba otomatik olarak süresiz saklama uygulanmış olduğu ileri sürülmez. Şartlar ortadan kalktığında KVKK m.7 kapsamında uygulanabilir imha yükümlülükleri değerlendirilir. Otomatik silme sisteminin kurulu olduğu iddia edilmez.
7. İlgili kişinin hakları ve başvuru
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı kullanmak için şirket adresine yazılı başvuru yapabilir, doktorumol@hs01.kep.tr KEP adresini veya mevzuata uygun biçimde sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden info@doktorumol.com.tr adresini kullanabilirsiniz. Başvurular mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılır. Kimliğin doğrulanması gerekebilir.
Genel Aydınlatma Metni: Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni Açık Rıza Bilgilendirmesi: Açık Rıza Bilgilendirmesi